Nel panorama delle soluzioni digitali per la logistica, il Warehouse Management System (WMS) rappresenta senza dubbio una delle tecnologie più evolute e potenzialmente trasformative. Nonostante la sua maturità e l’indubbia utilità, rimane sorprendente constatare come molte aziende non abbiano ancora adottato un WMS oppure, peggio ancora, lo abbiano implementato senza ottenere i benefici attesi.
Ma da cosa dipende questa apparente contraddizione?

Lo strumento non è la soluzione (di per sé)

Il primo errore, piuttosto comune, è confondere lo strumento tecnologico con la strategia operativa. È fondamentale comprendere che un WMS, per quanto sofisticato, non ha una propria “intelligenza intrinseca”: non è in grado di risolvere da solo i problemi organizzativi o logistici. È solo un mezzo, un facilitatore.
La vera soluzione nasce sempre da un’analisi logica e funzionale dei processi. È come progettare un impianto elettrico: prima si disegna lo schema, si testano le logiche, si valutano le variabili… e solo dopo si passa alla scelta degli strumenti. Se le fondamenta del processo non sono solide, nessun software, per quanto avanzato, potrà garantire risultati positivi.
Come spesso si dice: “prima si risolve il problema su carta, poi si passa al digitale”. E questo è un passaggio che troppe aziende ancora sottovalutano.

L’importanza della configurazione iniziale

Un altro elemento critico riguarda il modo in cui il WMS viene configurato e adattato alla realtà aziendale. Ogni software offre centinaia, a volte migliaia, di opzioni e parametri personalizzabili. Ma scegliere male – o non scegliere affatto, lasciando tutto alle impostazioni di default – può portare a risultati deludenti, o addirittura controproducenti.
È qui che entra in gioco la vera competenza: capire le esigenze specifiche del magazzino e tradurle in regole operative coerenti, impostando il sistema perché lavori davvero a supporto delle persone e dei flussi.
Non di rado, durante le nostre attività di consulenza, ci imbattiamo in magazzini dove il WMS è stato installato in modo generico, frettoloso, o peggio ancora “alla cieca”. In questi casi, il sistema non solo non migliora le performance, ma finisce per generare nuove complessità operative.

Gli errori più comuni: mappatura e ordini frammentati

Tra le criticità più frequenti che riscontriamo, una delle più dannose riguarda la mappatura errata del magazzino. Spesso la disposizione degli articoli viene realizzata seguendo logiche poco funzionali, come l’uso improprio dell’indice di rotazione.
Molte aziende attribuiscono erroneamente al concetto di rotazione un significato simile alla frequenza di movimentazione, ma i due indicatori sono profondamente diversi. L’indice di rotazione misura la velocità con cui un prodotto viene venduto e rimpiazzato, ma non tiene conto del numero reale di prelievi. Di conseguenza, si rischia di posizionare articoli ad alta rotazione ma a bassa frequenza in zone troppo accessibili, rallentando inutilmente le attività di picking.
Un altro aspetto da considerare è la gestione degli ordini di piccole dimensioni, sempre più frequenti con l’avvento dell’e-commerce. Un WMS progettato senza tener conto di questa caratteristica faticherà a garantire prestazioni elevate. È essenziale anticipare queste esigenze in fase di progettazione, piuttosto che intervenire in emergenza a sistema già avviato.

Quando il WMS non funziona… si corre ai ripari

Spesso veniamo contattati per intervenire su sistemi già attivi, che però non producono i risultati sperati. In questi casi, il nostro compito è decifrare, correggere, riadattare: andiamo a fondo nella configurazione, analizziamo i processi reali, e proponiamo una nuova logica che possa rimettere in carreggiata l’intero impianto logistico.

WMS: tra efficacia ed efficienza

Perché un WMS sia realmente utile, deve riuscire ad agire contemporaneamente su due fronti fondamentali:
● Efficacia: ridurre drasticamente gli errori, migliorare la precisione, assicurare la coerenza dei dati e dei movimenti.
● Efficienza: aumentare la produttività, velocizzare le operazioni, ridurre gli sprechi di tempo e risorse.

Un sistema che riesce a ottimizzare solo uno di questi due aspetti sarà sempre un sistema parzialmente efficace. Il vero salto di qualità si ottiene quando tecnologia, metodo e visione strategica si integrano in modo coerente.

E tu, come ti stai muovendo?

“Se stai pensando di implementare un WMS o se ti accorgi che quello esistente non sta funzionando come dovrebbe, è forse il momento di fermarsi, analizzare i processi e ripensare la logica che c’è alla base. Chiamaci per una consulenza, solo così la tecnologia potrà diventare davvero un alleato nel tuo percorso di crescita”!

(Pubblicato su Logisticamente.it in data 09/05/2025)